摘自本書第一章「如何解決複雜問題? — 你需要策略思考」
某個星期三下午,你的手機響了,是你的好友約翰打來的。你接起電話,聽到他驚慌失措的聲音:「我的狗不見了!我幾分鐘前剛回到家,到處找不到哈利。我大概在中午的時候出門,四點左右回來,發現牠不在屋子裡。我們家有個後院,門上留了個小門方便牠進出。但這太奇怪了,哈利已經好幾個月沒有亂跑,因為我們把門封上了,牠根本跑不出去。我猜是傭人把牠帶走了,因為她工作表現不好,我早上才剛把她開除。她以前罵過哈利,說牠掉太多毛。早上她很生氣,揚言要以牙還牙。哈利沒有項圈,我們該怎麼找起?還有,園藝公司的人今天也有來除草。總之,你最會解決難題了,快幫我想想辦法!」
不管有沒有意識到這個事實,我們每天的確都在解決不計其數的問題。哈利失蹤是真有其事,而這正好是個契機,讓我有機會說明具體(而且真實!)案例中可以運用的幾種工具。本書將幫助你學習實用技能,無論職業、年齡、專長或教育程度,面對生活及工作上的棘手問題都能更加胸有成竹、游刃有餘。
有時候,本書介紹的技巧可能不太適用,或是你覺得還有更好的辦法。舉例來說,這些技巧太耗時間,因此使用上有所限制,對於像Grint所謂的重大問題需要在很短的期限內做出決定1,就不適合採用。在這類情況下,你可能會尋求捷徑(詳見第九章),或是挑選另一種做法。這完全可行,因為本書介紹的技巧代表的是一種思考模式,可以依需求自行調整。
書中將說明如何使用四個步驟,建立起解決問題的流程架構:界定問題(What)、深入診斷(Why)、尋找解決方案(How),最後是實際執行(Do)
首先,找到你需要解決的問題(即「What」)。面對不熟悉的新狀況時,我們應先釐清真正的問題所在。這是很困難的一步,過程可能充滿波折。我們時常以為對情況瞭若指掌,急著尋找解決辦法,但後來往往只會發現自己鎖定了錯的問題,要不是微不足道的旁枝末節,就是只掌握了主問題的癥狀而已。第二章會解說如何避免這個現象,利用精準的流程架構識別各種問題的表徵、相互比較,並且記錄我們的決定。
第二步,瞭解為何會遇到這個問題(即「Why」)。釐清問題之後,接著是找出原因。第三章會說明如何擬定關鍵的診斷命題,亦即直指根本原因,且凌駕其他所有診斷命題的主要問題。接著,我會示範如何研擬這個命題,以及如何透過診斷用的定義小卡,在進入後續步驟之前掌握真正需要解決的問題。
接下來,我們會執行根本原因分析。第四章中,我們將深入診斷問題,先找出發生問題的所有可能原因,再專心處理重要的成因。到時,我們會製作「問題診斷分析圖」,這張圖能將問題分解成不同面向,一次列舉所有可能肇因。最後,我們會將具體的假設與圖中的確切部分相互連結,逐一檢驗假設後得出結論。
第三步,找出解決問題的可行方案(即「How」)。明瞭問題癥結與原因後,我們會繼續依循一般人對於解決問題的普遍認知,進入下一個階段,也就是主動尋找解決辦法。第五章中,我們會從執行方法出發,著手擬定解決方案的關鍵命題。接著,我們將繪製「解決方案分析圖」,並效法第三章與第四章的程序,針對圖中的特定部分提出假設,然後加以驗證。這能引導我們做出決策,從可能的解決辦法中挑選最理想的選項(第六章)。
第四步,實際執行解決方案(即「Do」)。最後,我們需要實際執行解決辦法,而首要之務就是說服重要關係人,讓他們相信我們的結論正確無誤,因此第七章將提供相關原則,說明如何研擬及傳遞具說服力的訊息。接著,我們會討論執行面的考量事項,尤其著重於如何有效領導團隊(第八章)。
What、Why、How、Do,這就是解決問題的四個步驟。
第九章進入結論。本章除了提出處理複雜問題的幾個想法之外,也將回顧及反思整個過程。
請注意,本書的主要目的是指引解決問題的方向,因此會針對每種任務提供一種工具,並深入討論,並非一次提出數種選擇,做粗淺的概略介紹。2大部分工具和想法都不是我發明的,而是援引多種學科領域和實踐者的心得,正好可為我提出的方法提供概念上的支持。書中盡可能一致引用這類資料,這樣有興趣的讀者就能耙梳相關的理論與實證基礎。部分想法源自於我的個人觀察,是我研究這些概念超過十五年的成果,現在我將這些成果應用在管理上,並傳授給學生、專業人士和高階主管。
1.尋狗啟事
假設我們剛接到約翰的電話。很多人會急促地採取行動,仰賴本能反應給予答覆,但這麼做的效果恐怕有限。舉例來說,如果真如約翰所猜測,是清潔工把小狗哈利帶走了,那麼在鄰近街坊盲目搜尋就沒什麼意義。同樣道理,要是哈利自己亂跑,那麼報警舉發傭人的罪狀一樣無濟於事。
WHAT。想找到哈利,要先瞭解問題的來龍去脈,並利用圖1.2 所示的專案定義卡(或稱為「What 卡」)彙整細節,這就是流程中的「What」步驟。專案目標可以鎖定在尋找哈利,並在合理的時間內達成(比如說72 小時),而要順利完成目標,必須先搞清楚哈利為什麼會失蹤。
WHY。接著,你需要診斷問題,進入流程中的「Why」步驟。設定關鍵的診斷命題(為什麼小狗哈利會失蹤?)之後,就可以開始尋找所有可能的解釋,整理成圖1.3 的「問題診斷分析圖」。我跟學生提起這個案例時,通常會有人直接排除哈利遭到綁架的可能性,認為那是無稽之談。然而,這並非全是天方夜譚。統計資料顯示確實有綁架小狗的犯罪行為,而且越來越常見。
還有人質疑綁架小狗的可能性,但歷史上確實已有先例:1934 年,就在哈佛大學與耶魯大學即將在橄欖球賽中正面對決的前一晚,哈佛學生綁走了耶魯大學的鬥牛犬吉祥物「帥氣阿丹」(Handsome Dan)。在此基礎上,你可以正式擬定假設,接著尋找檢驗假設所需的證據、深入分析,最後判斷哈利不見的根本原因。
HOW。掌握哈利失蹤的原因後,就可以開始探討找回哈利的可行方法了。這是流程中的「How」步驟。這個階段與診斷步驟大同小異:製作解決方案定義卡、繪製問題分析圖(這次是「解決方案分析圖」)、擬定假設、尋找及蒐集檢驗假設所需的證據,最後下結論。
經由這個過程,我們可以想出幾個找回哈利的可能辦法。由於資源有限,我們無法同時執行所有方法,因此至少必須決定執行的優先順序,有所取捨。此時,我們會使用一種決策工具,將決定時需要考慮的各大面向納入考量,分別配以權重。接著,我們會評估每個可行方案在各個面向的表現,並加以排名,如表1.1 所示。
DO。既然我們知道如何尋找哈利的下落,規劃階段等於到此告一段落,該是付諸實踐的時候了。「Do」階段的第一步驟是說服重要的決策者和其他關係人,使他們相信我們所做的結論正確無誤,接著再繼續討論誰應該在什麼時間做什麼事,取得共識後就能實際執行。實踐過程中,我們也應隨時注意解決方案的成效,必要時加以修正。
上述案例真有其事(不過為了保護當事人的隱私,我用哈利當作假名),而當事人也在幾小時後找到了哈利。這個問題相對比較簡單,牽涉的時間較短,因此不需要過度深入分析。不過,對於複雜(complex)、定義模糊(ill-defined)、非迫切(nonimmediate)的問題(簡稱為CIDNI),這個案例的確能提供清晰的示範藍圖。有鑑於此,每一章將繼續沿用哈利失蹤的例子,示範抽象概念如何應用於具體事件中。