第3章 溝通再溝通:那些讓員工相信的事(摘)
麥當勞希望它無論是加州或紐約店的漢堡與薯條,看起來都是一樣的(甚至在巴黎也是!)──只要它的員工緊循標準,也就是緊跟著公司的文化就行。同樣的,麗池酒店要它的員工遵守對客戶服務的行動基準規範,例如溫暖的問候、盡可能稱呼客戶的名字、或溫暖的歡送等等,它並將這些也納入所有員工的績效標準中⋯⋯
迪士尼:文化的社會化
迪士尼堪稱是「以訓練方式讓員工融入其企業價值觀與主題樂園文化」的佼佼者。它的新人訓練會先從所謂的「迪士尼的傳統」開始,這堂課程中,包含了許多遊戲以及活動,主要用來協助員工了解並接受企業創辦人的夢想。迪士尼的訓練員會問:「我們究竟待在什麼樣的產業?麥當勞是賣漢堡,豐田企業是製造汽車的,而迪士尼呢?」這位訓練員所期待得到的答案(通常也會得到的答案)是:「迪士尼主要帶給人們快樂。」
在第一堂訓練課程中,所有迪士尼的新人就被告知,他們主要被聘雇擔任實境表演(也就是在迪士尼樂園或迪士尼世界中)的「演員」,他們都是男主人與女主人,現場並沒有保全人員或管理中心人員。
迪士尼也常針對在職者進行在職訓練,讓他們成為新人融入企業文化的學習典範。當他們被教育要扮演成男主人或女主人時,這個角色事實上,也說明了迪士尼的經營哲學:服務客人(客戶)。
迪士尼是以訓練方式諄諄灌輸企業文化的高手,目前該公司也將該訓練課程包裝成產品,提供給其它願意使用迪士尼模式的企業。
適合組織文化的員工予以留任
即使經過精挑細選與訓練,並非所有員工都適合或能接受企業的文化。因此另一個文化管理的工具,就是留住適合該企業的員工,並且鼓勵不適合該企業的員工離開另尋舞台。
奇異公司:員工留任與策略性流動
奇異公司有一個很明確的策略,叫做「策略性流動」。奇異公司希望留住適合且接受該企業文化的員工,並且鼓勵不適合該企業文化的員工離開,因為要改變一個人的價值觀,遠比增進一個人的技能還要困難。
奇異公司主要以兩大因素:績效與文化接受程度,用來做為判斷留任員工與否的根據。如果將這兩個因子擺在一起,就會出現四種情況:
(1)未來之星:績效優異且認同企業文化。
(2)問號:績效差但接受企業文化。
(3)化外之人:高績效但並不認同企業文化。
(4)失敗者:績效差且不認同企業文化者。
奇異公司寧可花時間培養發展「問號者」的技能,也不太願意花時間說服「化外之人」去接受公司文化,對於「化外之人」,奇異公司會建議他們離開。
對能夠實踐組織價值觀的員工鼓勵
在組織裡,「獎勵」會被定義為:「針對員工的某項正確行為,給予任何可以肯定的東西。」獎勵可以是財務上或非財務的,財務上的獎勵包含紅利或是績效獎金,至於非財務上的獎勵則包括員工表揚、晉升或者只是簡單的向員工讚揚等。根據定義,要獎勵他人,接受者必須「真正感受到該獎勵的價值所在。
組織與主管們,就具有能夠將價值附加在某特殊事項的能力,並且創造獎勵。像某一間年營收1.5 億美元的消費品公司,它的業務副總裁特別針對業績更上層樓的成員們,致贈一個馬克杯,而收到杯子的員工對此獎勵感到非常驕傲。在這個案例中,這位副總裁在一個似乎不昂貴的物品上,創造並賦予了其特殊的價值。
還有一個很好的例子是,當史蒂芬.坎斯頓(St ephen Cranston)擔任Knapp 傳播集團(旗下擁有Architecture Digest ,Bon Appetit , Home, GEO, Knapp Press,後來該公司再賣給康泰納仕Conde Nast 媒體集團)的董事長及營運長時,他有效的利用符號做為獎勵的工具。坎斯頓製作了一個小型金色的K字胸針,他主要將此胸章,頒給為公司帶來特別貢獻的員工。他主要希望(後來也確實達到他的目的)員工看到「K」後,進一步詢問K的代表意義,並且在了解之後,詢問「我要用甚麼方法才能得到這個胸章?」這個金色K字胸章因而成為該集團的重要文化符號。
有一家成長中的營建公司,該公司的董事長在某個研討會中聽到筆者分享了Knapp 傳播集團的金色K字胸章故事之後,採購了一批繡有公司名稱與箴言(熱力四射!)的帽子與皮夾克,主要用來表揚對公司有貢獻與成就的員工。他說:「你一定不相信員工為了得到一件皮夾克所展現的努力與競爭力!」
從這些案例中,我們雖然看到這些特殊獎勵發揮效果,但企業通常還是需要一個比較正式的獎勵制度,這包括了獎勵的類型,以及組織或主管應該如何利用這些獎勵,來鼓勵員工的個人行為及績效表現。獎勵制度必須設計用來提倡與強化企業的文化。舉例而言,津貼制度可以被設計成對員工加入企業這段期間的一種獎勵;也可以被設計成激勵員工的行為符合企業文化的工具。
在3M,該公司為了強調創新以及將新技術商業化的重要,設立了一個著名的不成文規定,就是員工最多可以增加15%的時間與預算,來製造新技術或創新產品。至於最早研發出新技術並證明該產品能在市場上銷售的員工,獲得獎勵的方式有很多種,其中包括可能晉升成為新事業群的主管。
有些企業也以員工認股做為獎勵,希望可以創造對公司在心理面(與實際面的)的所有權;而星巴克與西南航空在這方面,已擁有非常好的實施成效。然而,一旦企業的成長停滯,認股權將不是一個有效激勵與留任員工的工具。我們看到1990 年代快速起飛的安進生技,當時該公司許多員工一夕致富成為百萬或億萬富翁,然而當該公司股價成長停滯時,許多員工也離開去尋找「下一個安進生技」了。
把價值觀植入績效標準及流程中
企業文化的傳達與強化,可以直接或間接的植入績效標準裡。有一些企業將員工的言行舉止是否符合企業文化,當做是考核其績效表現的項目之一,至少在某種程度上,員工是在反映企業價值觀的標準下,進行考核評量。有一家年營收五千萬美元的製造業,每六個月就會要求資深主管回答一份共有25 個問題的問卷,目的是想了解主管們對企業的文化接收度為何。問卷結果皆會製成表格,並針對內容深入討論。且有一小部分的紅利與該問卷的分數做連結。只要發現特殊的問題,執行長將與資深主管單獨一起進行改進方案。
文化也可以植入與品質、對待客戶或其它層面相關的績效標準及流程中。麥當勞希望它無論是加州或紐約店的漢堡與薯條,看起來都是一樣的(甚至在巴黎也是!)─只要它的員工緊循標準,也就是緊跟著公司的文化就行。同樣的,麗池酒店要它的員工遵守對客戶服務的行動基準規範,例如溫暖的問候、盡可能稱呼客戶的名字、或溫暖的歡送等等,它並將這些也納入所有員工的績效標準中。
有些企業甚至以創意的方式,協助員工了解並且接受績效標準。例如麥當勞設立了一個內部「麥當勞奧林匹克競賽」,內容是員工們比賽製造漢堡,麥當勞的董事以及主管們都會擔任裁判,而為了扮演好裁判的角色,他們也必須充份了解整個流程及標準。
依企業文化改變領導常規
許多組織內的文化管理,是經由每日不間斷的管理與領導才得以達成。如同做決定或採取行動一樣,文化也是透過有意或無意的方式被溝通傳達,這是一種慢慢滲透的過程,也就是讓價值觀的傳遞,成為員工日常作息下的附帶結果。
假如一間企業的創辦人還存活著,那麼他(她)對企業文化將具有最大影響力,例如蘋果電腦的賈伯斯或是「熊熊工作室」(Build-a-Bear)的麥克辛.克拉克(Maxine Clark)。假如創辦人已經不在,下一代的接班管理團隊將會是推動企業文化的推手。然而在一些大型企業裡,每一個階層的主管們,不論經由語言或行為的溝通或強化,都是推動企業文化的重要人物。
在企業草創期間,創辦人或創辦的核心領導團隊,是定義與廣布該企業文化的關鍵。他們的個人價值觀成為了整個企業的價值。除非企業裡出現重大的文化移轉(例如被併購),這些價值觀將會在該企業的歷史上以某種形式保存下來。我們看到上述情況真實發生在各種不同產業的企業中,例如迪士尼、惠普、Google、沃爾瑪、蘋果電腦、星巴克以及西南航空等。
當企業成長的時候,組織需要發展能夠保留、並有效管理文化中對企業有益的策略。除此之外,為了讓企業持續成長,文化中的一些特質也可能需要調整,才能協助企業的策略發展及有效率的運作。為了將企業持續帶往下一個階段,組織的管理人才,也需要從一個人或一小群主管,改變成由一個核心管理團隊來帶領。企業可以從公司外部聘請新的管理者加入,或者透過領導發展計畫,從公司內部拔擢培養管理人才。
在一些文化風格明顯、企業文化功能彰顯、文化管理良善並且具有優異的競爭力的企業裡,從外部聘請新管理者的風險,就是他可能對企業的文化不甚了解或不認同。當星巴克的霍華.舒茨從執行長晉升為董事長時,曾經聘用管理經驗十分豐富的吉姆.唐諾(Jim Donald)來擔任執行長一職。然而在2008 年時,唐諾的職務終結(被要求離開星巴克),而舒茨則重新回鍋擔任執行長一職。當舒茨被問及未來的執行長人選時,他表示已在唐諾那次的經驗裡學到了解企業特殊文化的重要性,至於未來的執行長接班人,他表示將會從星巴克內部中拔擢人才來擔任。
領導常規可以透過很多種方式來傳達企業的價值觀。惠普有個很有名的「走動式管理」,透過這種管理方式,該公司兩位知名的共同創辦人比爾.惠利特(Bill Hewlett)與大衛.普卡德(Dave Packard)得以與員工溝通交流,告訴員工們「什麼才是他們最在乎的事情」,這也因而成為該公司的文化。而西南航空公司的執行長與執行主管們,也整年在各地出差開會,不論是舉行年度文告、區域性會議或是非正式的拜訪等等。這樣互動的目的,為的是分享公司的訊息並回答員工的問題與疑慮。西南航空公司的管理階層們還有一個「開門政策」,也就是各階層的員工皆可向所有主管溝通、反應問題,而非只能對直屬主管反應而已。
我們發現,利用「領導發展計畫與流程」,能夠與主管階層溝通(或者至少在某個程度上)「組織對他們在文化管理上要扮演的角色」有何期待。除此之外,許多企業也透過領導發展計畫加強主管們的能力,也用以提倡企業的文化。奇異公司在傑克.威爾許領導時,主要使用一套傳奇的領導計畫,這套計畫就像是為威爾許佈道一樣,向這群未來的領導之星分享威爾許的哲學。但事實上,他就是在宣導奇異公司的文化。
第5章 我們公司,總是這樣用人才!(摘)
通常大約六個月之後,我們會聽到有人這麼說,『我終於解脫了。這才是我想要的。我終於可以暢所欲言。』也會有另一種人會說,『我要離開這裡,我喜歡較有組織結構的企業,它們比較能帶給我安全感。』第一類的人就會在西航航空繼續留下來,而且會很開心,而且比以往更有生產力,⋯⋯。」
Google的員工導向管理
Google,一個位於加州山景城(Mountain View)的上市公司,主要業務為開發功能強大的搜尋引擎,並以銷售網站廣告獲利。截至在2008 年12 月31 日為止,該公司旗下共有20,222 全職員工。
「Google」名字的起源是來自於拼錯了的「Googol」這個字,Googol 代表10 的一百次方,也就是一個1 後面加上一百個0。就像Xerox 以及Fedex,Google 也成為一個每天都會使用的動詞,它代表使用Google搜尋引擎從網路上獲得一些資訊。
賴瑞.佩吉(Larry Page)與賽吉.布林(Sergey Brin)於1998年9 月4 日創辦了Google,當時他們倆都還是史丹佛大學的學生。在2004 年8 月24 日Google 公開發行時,一共從公開市場募集到16.7 億美元資金,當時Google 整個公司的市值約230 億美元。如今,Google已經成為全球最有影響力的品牌之一。
曾擔任網威科技(No v e l l )執行長與昇陽電腦( S u n Microsystems)科技長的艾瑞克.舒密特(Eric Schmidt),於2001 年加入Google 擔任執行長一職,而佩吉與布林在舒密特加入後,則分別擔任產品總裁與科技總裁。他們三人被稱為Google 三巨頭,很明顯這樣的稱呼就是典型的「領導分子」(第3 章我們已介紹過這項概念)。
企業文化在Google的成功裡
企業文化是Google 的一項重要競爭優勢來源。在該公司創立的早期,布林以及佩吉點點滴滴的為Google 注入強烈且特殊的價值觀,例如:
(1)別做壞事。
(2)科技改變一切。
(3)我們創造屬於自己的規則。
上述這些價值觀,已經描繪出Google 所希望吸引與留任的員工類型,也幫助訂定出該公司企業文化的員工導向層面。
「別做壞事」是Google 非正式的公司口號,這句話代表的是經營誠信:「我們絕不操弄(網路搜尋)排序,將我們的(廣告或內容)夥伴排在搜尋結果較前面的位置。沒有人可以花錢購買較好的網頁排名。」這句箴言在Google 的每日營運作息中處處可見。Google 前執行長舒密特曾分享一個案例,在某次會議上,一名工程師認為有個計畫「是不合法的」。這個會議的重點是在討論「如何將廣告與搜尋結果連結在一起」。經過大家討論後,證明該名工程師的說法正確:該計畫不合法,最後沒有被採用。
第二項價值觀「科技改變一切」代表的是Google 的核心策略。Google 致力透過前瞻技術,來加強蒐尋結果並幫助其廣告客戶。因此Google 已大量投資在持續改善技術,進而改善搜尋結果。
至於第三項價值觀「創造屬於自己的規則」,指的是Google在很多議題上,有自己的做法。這包括Google 拒絕提供華爾街「財務獲利諮詢」(編按:這有點近似於台灣上市公司對投資法人進行的「每季季前財務預測」),也拒絕試圖美化營運數字,營造持續成長的假像。雖然不提供獲利諮詢給華爾街,向來是「巴菲特式」的做法,並非Google 的獨特作風,然而,這確實較不合於常規,只有少數公司這麼做。不過,更重要的是,這說明了Google想要「與眾不同」的思維。
Google 也採用了一個不常見的方法來鼓勵員工創新。該公司鼓勵工程師們投入20%的工作時間在個人自行選擇參與的專案上。這也不是Google 獨有的慣例,在3M或是一些生技公司例如安進生技,也會看到這樣的慣例,然而,這仍並不普遍。簡單來說,Google 喜歡認為自己與眾不同,但是從某程度來看,它確實不同於多數企業,卻沒有Google 自己認為的這麼與眾不同。因為Google 也向許多其他企業學習仿效企業文化,例如有名的巴菲特波克夏投資公司、以及安進與3M等。
Google的文化管理工具
Google 向來重視其企業文化,也很重視要好好管理企業文化,讓它成為競爭優勢來源。Google 利用一切有趣的工具來提倡與加強企業文化,包括設立了一個「文化長」的職位、運用不常見(雖然並非完全獨一無二)的面談技巧,以及「工作快樂度調查」。
Google的文化長
2006 年夏天,Google 讓人力資源部主管史黛西.莎薇.蘇利文(Stacy Savides Sullivan)擔任該公司「文化長」一職。目前擁有這樣職務的公司實在屈指可數。根據蘇利文的說法,她的角色主要是:「與全球Google 員工一起思考能保留、強化與發展企業文化的方法,即使企業在不斷成長下,依然能保持公司早期的核心價值觀,像是扁平化組織、無階級之分、團隊合作的工作環境等,並且將其傳播、過濾至全球新設立的分公司裡。」她同時也指出,她目前最大的挑戰之一,是要在公司正在成長狂飆期間,招募到「具有Google 特質」的人才。蘇利文進一步解釋:「這樣的人必須要相當有彈性、能接受新事物、不在乎頭銜與階級,只管把事情完成。」
特殊的面談
針對應徵者,Google 並沒有標準制式的問題,以用來辨別那種類型的人,才是適合Google 的員工。然而,Google 卻會詢問應徵者一些看似異乎尋常或不常見的問題,目的主要想了解對方如何反應與思考。Google 並非要獲得正確的答案,因為這樣的問題不見得都有答案;相反的,它們只是試著要了解人們如何思考,以及為了解決問題時將會採取什麼方法或步驟。
快樂度調查
Google 每年都會針對所有員工進行大規模調查,其中一部分是在了解員工在Google 工作的快樂程度。因為意識到人力才是企業主要的驅動資產,能夠增進搜尋產品的品質、發明新的軟體產品等,因此佩吉與布林希望能了解員工「在Google 上班究竟有多麼快樂,如果要讓大家繼續留在Google 上班,還需要多做點什麼。」
玩樂基金
身為一間很賺錢的企業,Google 有能力為加強企業文化而多做一些事,這可能是其他企業不容易做到的。例如,Google 提供每個員工一筆預算,員工可以利用這筆錢做任何他們想要做的事,他們可以從事一些很酷的活動,好比購買按摩椅、彈球機或任何眼睛看得到且想要帶回家的東西。Google 也以提供辦公室內美食而知名,每個員工都可享用且不需負擔任何費用。同時,Google 內部也聘用醫師,該公司的想法是健康的員工才有生產力。
企業文化為Google帶來的結果
除了財務上的成功之外,Google 也成為一間具有吸引力的公司。它已經好幾次位居《財星》雜誌「百大最佳任職公司」。企業文化是Google 競爭優勢的主要來源,因為它基本上是一個創造智力資本的行業,因此能夠吸引並且留住好人才,是該公司成功的重要因素。Google 已經成功的吸引人才加入,甚至吸引其競爭對手微軟的員工。Google 已經聘雇許多從微軟離職的各階層員工。