第一章 思辨是什麼?(摘錄)
思辨讓你用不同的角度看事情
我們通常會從特定的角度來看問題,這代表在理解問題的過程中,你用的都是一貫的方法;但當你用思辨工具以不同角度看待問題時,就會有新的想法跟解決方法。
假設網球鞋上的鞋帶斷了,如果你只是想快點修好它,就會在兩端斷掉的地方打上一個結,然後應急地在鞋上綁緊;但如果你不僅想修好,更希望能繼續使用,你乾脆就會換一條鞋帶,甚至如果你覺得這雙鞋很舊,穿起來也不再舒適,就會重新買一雙。
工作上,許多客戶可能會打電話來要求降低服務費,如果不惜任何代價都要留住客戶的話,你或許會給他們折扣;但如果你的目標是「什麼樣的產品就該有什麼樣的價錢」,你或許會以客戶沒聽過的說法來說明服務品質多好,而不是直接給予折扣。
又比如在你管理的部門裡,某日突然出現差錯,如果你覺得這只會暫時影響工作,就會要求職員今天待晚一點,或是找一個短期的合約雇員來幫忙;但如果你覺得工作量可能因此而長期增加,就會選擇招聘一個新的全職員工。
以上看來,看待問題的角度不同,往往就會有不同的解決辦法。
思辨可避免曲解想像
本章前面你已看過了那張圖例,了解我們的大腦會隱藏資訊、圖像,並在自發性思考時出了問題。當自發性思考的大腦試圖將新訊息與已知的部分相比,描述和情境的解讀就會有很大的不同。舉例來說,你可能會誤解某位客戶的要求,因為你自動想到最近你才碰到的類似案例,你自認清楚狀況,但實際上並非如此。利用思辨來了解你正在思考的事,可以降低曲解的程度,還可重新檢視情境。
當你尋求某項事物的真象,有多常會以先前的類似經驗來回應呢?如果沒有仔細檢視,你或許會不知道眼前情況與先前的不同,甚至連解答也不一樣。如果你擔任會計的職務,就會很習慣接到供應商打來要求「儘快付款」,等到下次你接到要求儘速付款的電話時,就可能會自動回答「很抱歉,依照公司政策是在四十五天內支付」;但是若供應商早在四個月前提出報價,可能是公司內部出錯,而你知道這個情況,便會說「很抱歉,我們會儘快處理付款事宜,五天內您即可收到此款項。」
思辨提供可深入思考的架構
架構能幫助我們深入思考,它的兩大優勢分別為協助我們組織引導思考,並讓我們更專注於外在輸入的訊息。
•整理正在想的事:我們經常雜亂無章地思考,使我們常常得重新想同樣的事,而忘記已經理出頭緒、預設或已決定的部分,而思辨可以協助我們整理好這些思緒。
•整合其他人的想法:思辨的另一項重點就是能夠讓我們聽別人解釋他們的想法,這背後也代表有兩件事在同步進行,第一是你知道有其他人正想辦法幫你解決,畢竟你不可能總是想到好的辦法,第二是在你聽取他人意見時,也同時刺激你再做思考,因此如果沒有這段互動,你便永遠想不到新的想法。
Part 2 釐清
釐清是思辨過程中第一個且最重要的一步,也就是要理解你正尋求解決的主題、問題、目標或是對象。如果理解不夠清楚,你就得冒著處理錯誤的風險。
舉例來說,你現在必須解決客戶的疑慮,但如果你搞不清楚客戶遇上的問題又該怎麼辦?你可能會花很多時間及心力,試著解決一開始就弄錯的問題,雖然客戶還是感謝你的鼎力相助,但你終究沒能解決令客戶傷腦筋的問題。
再來一個特別的例子:現在是星期一早上十點,你人在洛杉磯,準備搭一班十一點半出發到達拉斯的飛機,星期二早上七點半有場你必須參加的會議。此時你聽到廣播:「各位乘客您好,本班機因機械故障問題而被迫取消⋯⋯」隨即其他兩百位乘客加上你,不約而同跑到櫃檯前。
排隊中的你恍如等了一世紀,終於輪到你的時候,櫃檯人員很有禮貌且善解人意地說:「您好,我們已主動幫您處理,您可搭乘明早第一班飛機前往達拉斯。」
此時你答道:「這行不通,我明早七點半就有會議要開,有辦法讓我今天就到達拉斯嗎?」
服務人員說:「有一班五十分鐘後飛往芝加哥的班機,您可以轉乘下午五點半從那出發,晚上八點抵達達拉斯的班次,這樣的安排可以嗎?」
「沒問題!」
雖然服務人員一開始就提出一個方案,但你的問題根本不在那,而是想要今天就到達目的地,以便能(1)補足睡眠,以及(2)準時參加會議。
如果沒有理解問題,就會有重做一次、做錯甚至是表達問題後,但實際上根本沒有成功解決的風險。
本部分我們將會介紹共十種工具,好讓你可以清楚問題在哪。我們舉出的各個案例中,你可能一次只會使用其中幾種,或是有些工具你比其他人更常使用,經過練習後,或許也會喜歡其中幾種;總之,會用多少或哪種工具都不是最重要的,主要的目的是懂得釐清,我們會一一說明每一個工具,並提供例子讓你在工作時可以應用,每個章節結束時也會有小練習,而本部分的最後一章,則是總結釐清和所有提過的工具。
【思考優化重點】
就算你認為早已準備好面對問題,還是請再花一些時間弄清楚要解決的問題。小小投資在釐清問題上,讓思辨過程可以省下許多時間和不必要的精力,因為這個步驟,可以降低你因搞不清楚狀況得從頭來過的可能性。
第七章 思辨的工具──那又如何?(摘錄)
上一章中我們介紹了思辨的工具之一──為什麼。而另一個非常有用、也是我最喜歡的思辨工具, 就是能與「為什麼」相輔相成的「那又如何」。
在思辨中,這個工具不是指我們口語中的那種用意,這裡的「那又如何」並非是「你好像完全不在乎」的疑問句,而是因為你太過在乎所以才提出的問題。你真正想知道的是,「它與這個有何相關?」或是「如果這個真的發生了怎麼辦?」而你真正提出的疑問是「為什麼這個很重要?」儘管這有為什麼三個字,但實際上你想問的是那又如何。然而,那又如何需要非常小心地使用,因為多數人容易將你曲解成自以為聰明,或是桀驁不馴的傢伙。
我記得非常清楚,當我第一次問出「那又如何」時,一位客服部門主管向我走來,說道:「麥可,我們的候話時間(客戶停留在電話線上,直到專員接聽電話前的時間)已減至十五秒內。」當時我問他我該高興還是生氣,這位主管說我應當覺得開心。
「為什麼?」
他解釋說,「因為我們能在十五秒內接聽客人的電話。」
「那又如何?」
就在當下,這位客服部門主管用一種匪夷所思的眼神看我,繼續與我交談;但是,在十五秒內接聽客人電話,與公司競爭對手花上六十秒相比,其價值在哪?難道客戶會因此向我們購買更多的商品嗎?還是說他們會大大推薦我們公司呢?我們會因而能留住客戶更久嗎?要在這麼快的時間內接聽客人電話,其實花費公司很多的錢,如果我們花的時間是三十秒,是否也能獲得同樣的成果呢?答案是肯定的。
因為我在這次經驗有所發現,所以我開始每天都用「那又如何」。當有人帶著問題來找我,我時不時也會問他「那又如何?」當然我非常謹慎,對方也不會因而覺得我在挑戰他,其實這就是個讓他人得以思考的問題而已,對方為了預防我回問他這個問題,就會開始去思考「那又如何」的答案。當他們進一步思考如何回應時,他們同時也了解該怎麼做,雖然這不會每次奏效,但經常成功。
舉例來說,當某一組團隊的某計畫進度落後,組長說「我們必須要讓麥可知道。」然後他們就討論如果我問「那又如何?」的答案,隨後他們就集結出許多可能的方案,從需要挪動的資源到減少機動性超時工作,全都審慎思考了一番,結果,他們跑來找我時並沒有說「麥克,我們的進度落後」,而是「麥可,因為我們進度落後所以想調動人手,這能使這份計畫如期完成;此外想跟你報告,我們會延後一周才會開始另一個新計畫,這(那又如何)是因為,我們知道那計畫目前尚未有確定的交付日期,而且是項看時間安排的任務。」
我心想:「哇!這些人真的思考過了『那又如何』的部分」便回答道「沒問題!」
如果你是主管,而你想即時給予組員正面鼓勵,那就每天問一次「那又如何」吧!你一定會感到驚訝,但若真想這麼做,你必須有想幫助他人思考的真誠的心;確保組員知道你問這個問題的原因,他們需要了解這並非是要難倒他們,而是給予幫助。以此類推,如果你想要提升個人工作表現,就在尋求他人協助前問一下自己「那又如何?」同時,如果主管反問你同樣問題時,你會作何感想。
你或他人遇到問題時可以用「那又如何」來刺激思考,這個疑問可以針對重要性、耦合性、價值觀、相關性、企業與客戶影響,還有開銷和日程表影響等等之類的議題啟動深度對話。
那又如何:對公司或產品的威力
公司的「那又如何」通常被稱為價值主張(value proposition),什麼叫做公司的「那又如何」呢?你為客戶提供了什麼樣的價值?是價格、服務、可行性、獨特性或是以上皆是?就算你賣的是罐裝水也有價值主張,或許是水的純度、可生物分解的容器、特製的瓶蓋、價格、配送或是可取得性。通常成功的產品都有相當重要的「那又如何」,不論產品有多酷還是多好用,你都應該要在設計發展商品時,知道對顧客來說「那又如何」的價值,如果「那又如何」不夠明確,則產品可能就無法成功。
你的「那又如何」
這個範疇可大了,有時甚至可稱之為人生變革(life changing),到底什麼是「你的那又如何」呢?你為同儕、家人和公司提供了什麼樣價值?是什麼東西使你變成像你呢?你擁有什麼技能、天賦和看法,讓你得以完成想做的事情?認識這種「那又如何」,可讓你在碰上特定場合、問題和議題時磨練自己,增加更多可以體現的價值,同時也幫助你了解,如何用不同方式來將技能學以致用。
若你對目前的工作感到滿意,其中一個原因可能是你能夠發揮你的「那又如何」,我曾為幾位被裁員的專業人士上過一系列的課,主題是「如何利用創新與思辨找工作」。學員大部份都是身體健康、工作資歷很久的專業人士,但他們因為○八、○九年時的全球金融風暴失業,這些人在課堂上自我介紹時說,「我是水力學工程師」、「我是律師助理」、「我是做教學設計的」或是「我是流行時裝顧問」,期間我們花了很多時間,為每個人找出自己的「那又如何」。
以那個水力學工程師來說,這位男士在說明他原本的職務時非常快樂,很熱情地講解他如何保住可能危在旦夕的計畫,以及他總能按時完成大大小小的任務。不只如此,他可以預示問題的存在,並在影響發生之前解除威脅,沒錯他只是個水力學工程師,但這職稱並非他的「那又如何」,他是一位超級專案管理人,不僅有傑出的組織排序能力,還有操控事件如何影響他人的技能。他的個人特質非常出眾,可以鼓舞他人,調整他人做事的方法,進而影響工作進度;這樣的他,正好運用了他的「那又如何」,即在水利學工程領域中發揮他厲害的專案管理技能,但事實上,他可在任何領域中運用這種「那又如何」。因此,相較於找水力學工程相關的工作,他反而擴增了求職範圍,提升到企管相關的領域,這也使他的工作機會大大增加。
你的「那又如何」是什麼?是什麼東西讓你變得像你?有什麼東西是你喜歡且做得很好呢?不論這事物是什麼,肯定是你身上累積來的,哪項是你從小至今就有、且令人讚揚的特質呢?這個特質就是你的「那又如何」。想想看,你在工作時感到愉快,那你就可以有效運用你的「那又如何」,如果你了解這象徵的價值,之後碰到與工作、成功和幸福相關的問題時就能成功應對。
從「那又如何」開始做起
以下是幾個你可以運用「那又如何」的場合:
・會議:你是否曾在會議上,碰見與會者提出與主題無關的意見?雖然所有人都停下來聽他說話,但沒多久就繼續討論原本突然中斷的部分;對這個人提出的意見,大家的印象都是這與會議無關,不論是你還是其他人,也都將這不相關的意見拋在腦後,這時請記得:自發性思考的大腦通常會將它認為不重要的想法丟掉。
有人在會議上發表與主題無關的意見,這很可能是因為他/她看到自己想法與會議主題之間有連結,若是如此,那他的發言就不會要困擾大家,相對於忽略他的發言,你可以表達出困惑,請他講得更明白點,「抱歉,我有點不太懂你剛說的,能否換種方式說明,這與我們正在討論的部分有什麼關係?」如果他的想法是隨興而來的就不會有連結存在,但如果是認真的想法,且通常多半是如此,那你就為討論帶來新的思考,比起大家都把他的意見不當回事,你反而幫助其他人提升思考的價值,也就是問了那位發言者「那又如何」(即便你不是用這四個字)。在會議上問出「那又如何」雖然會用到很長的字句,但能找出「那又如何」是很重要的。
・當預料之外或非計畫內的事情發生:事實上有很多機會能問出「那又如何」,你不僅需要問為什麼某事會發生,還包括理解細節(即「那又如何」)。「那又如何」可以用來詢問客戶打來的電話、公司競爭對手的新促銷活動、計畫進度落後,還有房租增加等,你也可詢問正面的事,例如剛升職或是面臨新的生涯契機。問出「那又如何」可以刺激思考,想想什麼是真正重要的,後果會是什麼,這些事又如何彼此相關。
以下便是一個預料之外的例子:你的核心組員之一今天打電話請病假,而她不在的時間正好是這周最繁忙的時候,手上的任務只剩兩周就要完成,此時「那又如何」便能引導出,缺席的組員如何影響任務進度,進而影響如何補償,或是如何在其缺席情況下讓其他人全力以赴的對話,「那又如何」還能進一步討論到,哪些人的工作與這位組員息息相關、會否影響到整組進度,以及是否會影響到那些期待任務完成的人。
這類預料之外的事情發生時,「那又如何」可以集結各種想法,因為從這思考路徑,就能明白如何處理預料之外的事情。
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