第一課 全球菁英都在學的「表達法祕訣」──什麼是令人印象深刻的說明、描述
說明和描述的最終目的，是要讓對方覺得「原來是這樣啊，我可以想像是什麼樣的東西了喔。」而為了讓對方有一個清楚的概念，最重要的是接下來要談的「步驟」。
說明和描述有一定的步驟。所謂一定的步驟，就是指「對方容易理解的步驟」。
用語言明確地說明某項事物，在全球化時代是必備的技能，因為在國際場合上，即使文化背景和價值觀念完全不同，也必須要能相互理解對方。在同個國家的人彼此之間，舉例來說，或許只要講一句「和八○年代的泡沫時代一樣的感覺呀」，對方就可以心領神會。但如果對方是個外國人，不懂你所處國家的經濟泡沫時代是什麼樣的「感覺」，這就行不通了。為了讓對方有一個具體概念，必須用語言清楚說明才可以。
那麼，什麼是對方容易理解的「說明、描述方式」呢？在開始具體說明之前，我們先來談一個大原則，那就是「表達兩步驟」。
表達兩步驟「理解→用對方的觀點來表達」
不僅限於說明或描述，向某人傳達某項訊息的工作，基本上都是兩步驟的結構。
確實理解自己想要表達「什麼」→傳達給對方，就是這兩個步驟。雖然是很基本的事情，現在我們還是先來確認一下吧。
1.確實理解自己想要表達「什麼」
在把訊息傳達給對方之前，必須先核對一下，看看自己是不是真的理解想要表達「什麼」。你不明白的事情，就算說了對方也不會理解。不清楚晴空塔外觀和功能的人，描述「晴空塔圖像」時會「漏洞百出」，正是因為他自身也不懂的緣故。說明得漏洞百出，就好比讓對方看一幅半遮半掩的圖畫，還強詞奪理地說：「你看，全部清清楚楚的，都知道了吧。」
自己的理解程度，有時候是很難看得清楚的。為了要測試自己是不是真的了解，我想大家可以試著想想看，「可以對五歲的小孩子講清楚想要說明『什麼』嗎？」只要以小孩子為對象，就不能矇混，也不能拿艱澀的詞彙來「裝懂」。也就是說，無法用淺顯的措詞說明清楚的地方，就是「不理解的部分」。
檢驗理解程度的方法
l用面對五歲小孩的方式說明→如果無法用簡單的措詞說明清楚，就表示理解不足。
l深入思考專業用語→如果無法轉換成自己的語彙，就表示理解不足。
l試著譯成英語→試著修改為可以翻成英語的「簡單詞語」，如果無法修改，就表示理解不足。
l用5W1H來反駁→「什麼時候？」、「理由是什麼？」等。
2.實際傳達給對方
確認能清楚理解之後，就可以進到下一個步驟「傳達給對方」。
那麼，這時候最重要的是：徹底站在對方的觀點來思考。講這個好像太過理所當然了，但是所謂的表達，本來就是有對方在才能成立的事情。對方無法理解的表達方式，說了也等於沒說。
我覺得，用對方的觀點來思考，和日本人擅長的「款待」是一樣的道理。要怎麼說，對方才可以完全理解、欣然同意呢？早先一步留意這一點，就是「站在對方的觀點來思考」吧。
不僅限於說明或描述，為會議討論、提問或簡報等，總之「有對方在」的場合預做準備，平日就養成從對方的觀點來思考的習慣，這也是很重要的事。
也就是要養成自己問自己的習慣。平常對人說話前，先稍微想過類似下面的這些問題。
「雖然我覺得這是理所當然的事情，但是對方也認為理所當然嗎？」
「這種說法，對方能不能理解呢？」
「從哪裡開始說起，對方才能輕易跟得上話題呢？」
只要從平日開始就這樣訓練，一旦有需要的時候，就可以發揮功效喔。
讓對方充分理解的九個意見表達法祕訣
那麼，接下來要介紹能有效應用在任何意見上的「意見表達法祕訣」。
【祕訣1】 總之，一開始就說結論
倒金字塔型是傳遞資訊的大原則。不只應用在說明，意見或提問的應對也好，簡報也罷，原則上都必須採取倒金字塔型，按照重要程度高→低的順序來陳述資訊。
陳述意見時，最重要的資訊就是「結論」。請大家謹記在心，總之一開始就要先說結論。而意見必須要有根據，所以「根據」是僅次於結論的重要資訊；至於其他的補充資訊，重要程度就更「低」了。換句話說，只要依照〈結論→根據→補充資訊〉的流程來敘述就可以了。「補充資訊」包含這一課前半部談到的「說明」，或是個人的經驗、對未來的預測、和其他事物的比較、背景等等，這些補充資訊也要依照重要程度的順序來敘述。
難以判斷哪一項比較重要時，只要試著問問自己，「假設對方不能從頭聽到尾，會希望他優先聽到什麼呢？」答案似乎很容易就出來了。具體的說明暫且不談，先想想你希望對方聽聽你自己的個人經驗呢？還是先了解背景呢？希望對方務必要帶回去的訊息又是什麼呢？
歐美人士平常就按照〈結論→根據〉的順序在說話，所以在發表意見時也可以輕鬆自如地運用；而我們的語言習慣往往會將結論擺在最後，所以大家為了能確實地履行「先說結論」的原則，或許需要一點點訓練也說不定。如果是日常的閒聊，隨自己高興，想要在什麼時候說結論都可以；但是在重要場合，拖到最後才提結論，如果從對方的觀點來看，這是毫無道理的事情。
比如，如果A先生按照下面的順序說話，聽的人會怎麼想呢？
「只要留在國內和國人一起工作就可以了，這樣的時代已經結束了。我自己就是，和各個國家的人一起工作的機會愈來愈多。不過，我沒有辦法好好地表達自己的想法，所以很辛苦。在國際化的時代裡，為了和具備各種價值觀的人來往周旋，大家確實地交換彼此想法是很重要的。從今以後，一定要不斷提升表達能力才可以。」
按照這樣的流程來說話的人，我相信絕對不少。A先生談話的結論是「一定要不斷提升表達能力才可以」，卻一直拖到最後才出現這一句。只要一聽到人家像這樣不著邊際地絮絮叨叨，每個人都不免納悶「他到底想要說什麼？」、「這個話題究竟要扯到哪裡去？」於是壓力就漸漸增加，理解也變得愈來愈遲鈍。為了讓對方確實明白自己的意見，是不可以給人家壓力的。
只要把A先生剛才的發言改成〈結論→根據→補充資訊〉，就會像下文這樣。
「從今以後，一定要不斷提升表達能力才可以（結論）。因為在國際化的時代裡，為了和具備各種價值觀的人來往周旋，大家確實地交換彼此的想法是很重要的（根據）。我自己就是，和各個國家的人一起工作的機會愈來愈多。不過，我沒有辦法好好地表達自己的想法，所以很辛苦（個人的經驗）。只要留在國內和國人一起工作就可以了，這樣的時代已經結束了（背景）。」
在職場等地方發表意見時，尤其要記得對方是很忙碌的。一開始就說結論也是在默許對方，「如果沒有時間的話，細節部分不聽也可以喔。」比如，假設你去找前輩談話，結果聽到對方說︰「對不起，我得趕快出去。但是聽一下下沒有關係，什麼事？」這時候只要先說完結論，不管前輩接下來什麼時候要出門，你的意見當中最重要的部分都已經傳達出去了吧。
【祕訣2】用適合對方的談話方式說話
和在「說明」部分解釋的一樣，要盡量考慮對方的年齡、職業、背景、知識等，選擇對方容易明白的措詞來說話。看情況而定，有時候運用對方熟悉的概念或主題也是很重要的。
【祕訣3】 出示全部談話的流程，預告接著要談的事項
不論說話的順序和措詞再怎麼清楚而明白，只要讓人家覺得這個話題不知道要持續到什麼時候，就會給對方帶來壓力。意見有一點長的時候，有必要針對你的「意見」這一整個路程，告訴大家「來到一半了喔，接著要換個話題喔」，像這樣一邊敘述，一邊親切地引導對方。
引導的方法有兩種類型。一種是充分掌握自己意見內容的場合，另一種是邊思考邊表達意見的場合。
l充分掌握自己意見內容的場合
充分掌握自己的意見內容時，一開始就先預告全部意見的流程。
比如，剛才關於「表達能力」的意見如果變得更長一點，待說完「從今以後，一定要不斷提升表達能力才可以」這個結論之後，可以先提示談話的流程，告訴大家「關於這一點，我想按照根據、我的親身經歷、背景這樣的順序來說明。」只要知道全部的流程，對方就曉得自己現在聽的是整體的哪個部分，所以沒有壓力，不會納悶「這個話題還要聽到什麼時候呢？」
l邊思考邊表達意見的場合
另一方面是，一邊思考一邊表達意見的時候。只是先知道結論和根據，在談話過程中，每次一想到「那件事也要先提一下才可以」，就一直不斷補充說明，也常會有這樣的情形吧。
這個時候也一樣，要先說結論再談根據，但我覺得盡量運用「要說為什麼的話」、「根據是」之類的講法會比較好。這樣的講法就像是談話的「標籤」，只要有標籤，對方心裡就會有個底，曉得「接下來要談的是○○（例如「根據」）呀」。
而在陳述根據的過程中，只要一想到「也來說說經驗談吧」，就可以在講完根據時，先告訴大家：「從我自己的經驗來看，也覺得這是很要緊的事，我想來談談自己的經驗。」這樣一來，對方又可以安心了。
此外，也會有像是「有兩項根據」這樣好幾項資訊同屬一個「類別」的情形。像這種時候，必須事先告訴對方總共要陳述幾項相同類別的資訊，這也是很重要的事。比如，針對「一定要不斷提升表達能力才可以」這個結論，假設有兩項根據。這個時候，講完結論之後要先說「有兩項根據」，接著才繼續說「第一，為了和具備各種價值觀的人來往周旋，大家互相交換彼此的想法是很重要的；第二，我們更加需要磨練表達能力，為什麼這麼說呢？因為我們向來都不太會表達」，像這樣陳述自己的意見。
大家注意到了嗎？在這裡，第二項根據的結構是〈結論「我們更加需要磨練表達能力」 →根據「因為我們向來都不太會表達」〉。不只是整體意見要先說結論；不管什麼時候，只要把結論謹記在心，盡量先從這裡開始談起，就可以大大地提升對方的理解程度。
還有，當然不可以東拉西扯地亂說一通。比如，結論→第一項根據→個人的經驗→第二項根據，這樣的流程就不行了。不管再怎麼預告「有兩項根據」，要是在說完第一項之後，就直接跳到經驗談，聽的人說不定會懷疑「咦？不是說有兩項，我沒有聽到第二項嗎？」對方為了這樣的事情而分心時，就聽不到你說的話了。根據是根據，背景是背景，像這樣分門別類地彙整起來敘述，才是站在對方的立場著想的說話方式。
