【前言】
「那件事不是很奇怪嗎?」
「我覺得這麼做比較好,因為……」
「我不太懂,你可以教我嗎?」
像這樣直接發表意見或提問,雖只是小事,但其重要性足以左右團隊的績效。
本書所強調的重點:「心理安全感」,就是指無論何時,任何人都可以毫無顧忌地針對組織或團隊的整體績效,率直的發表意見、提問或指出不對勁的地方。
這乍看之下沒什麼大不了,但要在組織、團隊裡這麼做,卻難如登天。
不過是率直發言,到底有什麼難的?
如果你在公司身居要職,經驗豐富、成績斐然,最近業績又十分出色,那麼,率直發表意見就不成問題。
但是,請回頭看看自己的職場生涯。
你在菜鳥時期遇過這樣的事吧?你覺得有個地方怪怪的,但因為對方是老鳥,你難以啟齒,結果差點釀成大問題。這時你才確定,果然自己是對的。
不太明白上司的指示,想問又開不了口,帶著滿腹狐疑,悶著頭朝錯誤的方向去做,結果被上司指責。這種事也常發生吧?
你應該會想起,自己曾因礙於狀況或立場而難以坦率發表意見或提問。
要讓團隊裡的每個人都能安心直抒己見,亦即建立有心理安全感的環境,是非常困難的事。
要在這千變萬化的時代創造組織的未來,建立能讓每個人直言不諱的環境,是多麼重要的工作。
許多研究顯示,心理安全感能打造有成效的組織與團隊。
◆心理安全感因Google而廣為人知
Google於二〇一二年成立亞里斯多德計畫,花了四年進行調查與分析,研究「何謂有成效的團隊」。
Google的研究團隊發現,團隊是否有成效,重點在於「團隊如何合作」,而非「團隊成員有誰」。而在各式各樣的合作方法中,「心理安全感」占舉足輕重的地位。他們的結論是,擁有心理安全感的團隊離職率低,收益性高。
在商業領域把這個見解傳播開來的是Google,但當然不只Google有此主張。
除了美國管理學會(Academy of Management),還有各式各樣的學會期刊發表了有關心理安全感的研究成果。經過二十年以上的研究,陸續有證據顯示,心理安全感在工作上有助於「提高業績」、「創新與改善製程」、「提升決策品質」、「共享資訊與知識」及「促進團隊學習」。
不只在商業領域,在新生兒集中治療室這個分秒必爭的醫療現場,也有相關研究指出「擁有心理安全感的醫療團隊能迅速熟悉處置方式,手術成功率也高」。
從醫療現場的例子可知,「從容不迫、穩定的團隊才能導入心理安全感」是錯誤的觀念。
不如說,要讓眼前這個處於巨變環境、必須有所改變、分秒必爭的團隊有效運作,心理安全感的重要性比從前來得更高。
◆充滿危機的時代更需要心理安全感
新冠肺炎(COVID-19)於二〇一九年底自中國出現,短短數月就傳遍世界各地。許多國家實施封城政策,要求民眾自律、減少外出。全世界都遭受波及,人口也停止移動。日本發布了緊急事態宣言,數月前無人能料的變化席捲而來。
如今,我們生活在複雜、不確定、看不清方向又變化莫測的「VUCA世界」(Volatility, Uncertainty, Complexity & Ambiguity的簡稱,即「多變性、不確定性、複雜性、含糊性」)。面對這個充滿高度不確定性、沒有正確答案的世界,我們的組織與團隊該如何因應呢?
首先讓我們想想,「有」正確答案的時代是什麼樣子。在那個時代,能夠從過去的成功模式預見未來的成功。
例如,福斯金龜車(Volkswagen type 1,通稱「 Beetle」)製造於一九三八年,經過改良後,一直生產到二〇〇三年,六十五年間共生產了兩千萬輛以上。福特T型車(Ford Model T)早在一九〇八年就開始販售,其後約二十年間,產品的設計都沒有太大改變,也生產了一千五百萬輛。
在正確答案是「生產出來就賣得出去」的時代,或正確答案持續不變的時代,只要能迅速製造出便宜、符合標準的無瑕疵產品,就是優秀的團隊。
相反的,在沒有正確答案的時代,昨天為止仍正確的答案,今天未必正確。
因此,邊迅速行動邊摸索「暫定的正確答案」,持續實驗與挑戰,並從失敗中學習,就是非常重要的態度。
此外,也必須掌握市場變化的徵兆。即使公司、組織尚未察覺,你仍不能被「過去的成功法則」所束縛,因為在市場上,這個法則已跟不上時代。
下頁(見原書)我將列表比較有正確答案的時代/無正確答案的時代之差異。想成為優秀的團隊,就必須改變管理的風格。
比較「過去」與「未來」,就能以另一種角度理解,心理安全感低的團隊會壓抑挑戰與不敢開誠布公的討論,屬於過去的模式。
因為世界的變化既快速又複雜,要求以「過去模式」工作的團隊日益減少,以「未來模式」工作的需求加速擴大。因此,從「挑戰、摸索」中促進團隊學習、建立團隊心理安全感的重要性與日俱增。
對我來說,「組織優秀團隊」、「讓大家有話直說」都是迫切的主題。實際上,不只團隊成員,董事、事業群總經理、專案經理都非常辛苦。
有一次,我旗下的事業發生大麻煩。我想到現場向工廠人員或兼職員工蒐集第一手資料,但總是遇到阻礙。雖然廠方表示:「石井先生,真的很抱歉,今後會小心,不會讓同樣的事再發生。」卻不願把問題發生的「原因」告訴我。我得不到解決問題的相關資訊,客戶的報告期限又迫在眉睫,我想,我的臉應該都綠了吧!現在回想起來,我才想到,工廠人員面對因出了問題而從總公司趕來的我,心裡應該很缺乏安全感。
我結合學院的研究與自己在工作現場的實務經驗,致力於心理安全感的研究。具體來說,就是一方面在慶應義塾大學系統設計‧管理研究科與日本認知科學研究所學習心理學、組織發展、人才開發、幸福學等最尖端的學院知識,一方面在現場的每個團隊、計畫中活用那些知識。
現在,我在ZENTech公司擔任董事,公司業務就是這些研究與實作。我們提供客戶心理安全感的知識、組織診斷調查(SAFETY ZONE®)及組織發展諮詢。
其中,「心理安全感認定管理講座」不僅在課堂上傳授學院的理論,在課程與課程間隔的數週間,學員會想盡辦法提高各自工作現場的心理安全感,努力使團隊出現成果,並持續將其中的收穫回饋給講座。
在這樣的過程中,我了解了一件事。就是在瞬息萬變的時代,要使團隊產生心理安全感,需要的不只是簡單明瞭的知識,而是有理論與系統支持的實踐。
正因為如此,我才會深入鑽研「心理彈性」的主題,它能幫助我們在面對每個不同團隊時靈活發揮作用。此外,我也努力探究能改善人類行為的理論與知識體系──「行為分析」(Behavior Analysis)與「語言行為」(Verbal Behavior)。
我們公司的課程經過一百位以上不同立場與業種的結業生測試,這些結業生包括大企業的董事、部長、課長、人事與經營企畫負責人、新創公司的經營幹部等。而這些經過測試、能在現場有效使用的「理論與實踐」將在本書中濃縮成精華,呈現給大家。
如果能幫助領導團隊的管理者與想改善組織的人「建立有心理安全感的組織團隊」,那就太好了。
●何謂團隊的心理安全感?
哈佛大學教授艾美.艾德蒙森(Amy C. Edmondson)在一九九九年建立「團隊心理安全感」的概念。他在一篇目前已被引用超過八千次的論文中,將團隊心理安全感定義為「團隊成員相信,在團隊中,即使承擔人際關係風險也是安全的」。
不過,這個定義有點太學術了。對今後想為組織、團隊帶來「心理安全感」的現場管理者來說,可能難以運用。因此,以下我試著整理團隊心理安全感的定義,讓它更方便在現場使用。
擁有心理安全感的團隊,一言以蔽之,就是「團隊或職場能讓成員在正常狀態下彼此爭論意見,並致力於有利生產的工作」。無論心理安全感的概念是什麼,理所當然的,大家都認為這點很重要。
不過,在大部分的職場,自然產生的「人際關係風險」會阻礙「正常狀態下的意見爭論」與「有利生產的工作」。因此,即使組織裡每個人都想做有利生產的工作,但自然而然的,組織、團隊就是會朝缺乏心理安全感的方向發展。為了加深大家的印象,讓我們來看看所謂人際關係風險高,亦即讓人在心裡感到「不」安全的團隊是什麼樣子吧!
▌心理的「不」安全感
在團隊工作,什麼時候會感覺到「人際關係的風險」呢?
人際關係的風險指「出於好意的行為仍可能受懲罰」的風險。例如,在聽了你的發言或看到你的工作成果之後,團隊的其他成員表示,你的話或許會被解讀成某種意思,或你可能會遭受某種對待。也許其他成員會認為:「這沒什麼,我們的團隊不會有懲罰。」但這裡所說的懲罰只是一些瑣碎的小事。
例如,你好不容易依據「公司方針」做了一番嘗試,卻遇到新的質疑與意見;其他人懷疑你進展是否真的順利;或者,即使企畫階段順利通過,如果最後失敗了,也會使你評價降低等。
在心理「不」安全的團隊裡,有受到何種懲罰的風險呢?我詢問實際在團隊中工作的人,得到以下幾種答案。大家在職場或許也會看到類似的事。
・拜託同事做的工作如果不快點完成,就得延期交貨;但如果提醒他,又有被嫌煩的風險(所以只好焦急等待同事的行動)。
・坦白說出意見,有破壞氣氛、惹人討厭的風險(所以就不說了)。
・想多問一些問題,以確實了解客戶的要求並提出建議;但如果問了,又有被視為「無知」的風險(雖然問了會有收穫,但還是沒問)。
・大家唇槍舌劍爭論不休,你想詢問發言者的意圖,並整理他們所使用詞彙的定義,但有被視為「多事」的風險(所以就默默看著大家舌戰)。
・上司久離現場,其見解和正在現場工作的你頗有差距。你想坦率說出意見,但有被認為「沒禮貌」的風險(所以這次依舊遵循上司的方針,但日後證明自己果然是對的)。
艾德蒙森教授將人際關係的風險分為「無知」(Ignorant)、「無能」(Incompetent)、「找麻煩」(Intrusive)、「唱反調」(Negative)四大類。
・不想被認為「無知」:即使必要的事也不提問、不商量。
・不想被認為「無能」:掩飾錯誤、不說出自己的想法。
・不想被認為「找麻煩」:即使需要也不求助,工作上看到不足之處仍會妥協。
・不想被認為「唱反調」:不以是非分明的態度討論事情、不坦白說出意見。
如上所述,團隊成員為了讓團隊取得成果或對團隊有所貢獻,起而行動,卻可能因此受到懲罰;對此狀況感到不安,即為人際關係的風險。如果行動會受懲罰,不如按兵不動。身處因為害怕這種風險而缺乏心理安全感的職場,不知不覺中,成員就連在必要時也不行動了。
從「團隊學習」的觀點來看,成員漸漸不行動、心理「不」安全的職場有以下兩大問題:
1挑戰變成風險,成員無法從實踐、摸索及行動中學習。
2每個成員所察覺、理解到的事情,無法順利轉化為團隊的財產。
也就是說,團隊不再是團隊,而只是各別個人所組成的團體(Group),個人的心得無法成為組織、團隊的養分。相反的,在有心理安全感的職場,成員不需費力對抗懲罰與不安,或揣測他人心意;而能投入具生產力的工作,努力做出成績,在正常狀態下彼此爭論意見。
我將心理安全感高與心理安全感低的團隊進行比較,結果如下圖。
▌提高心理安全感=打造有學習力的團隊
擁有心理安全感有什麼好處呢?
比較了心理安全感的高低之後,發現心理安全感高的團隊中長期績效較佳,因為心理安全感能促進團隊內的學習風氣;從結果來看,這顯然會提高績效。也就是說,團隊心理安全感能促進團隊內的學習,因而產生高績效的結果。心理安全感還有其他各式各樣的好處,促進團隊學習可說是其中最重要的一點。
這裡的重點是,團隊心理安全感始終是團隊績效的領先指標(Leading Indicator)。也就是說,心理安全感一開始會促進團隊學習,實際績效提高則是中長期的結果。
因此,如果以提高心理安全感為目標,卻因不能立即看到成果而放棄,是非常可惜的事。
▌「團隊」到底是什麼?
本書到目前為止,已多次使用「團隊」這個詞。現在,我們在職場都非常自然的使用這個詞。
麻省理工學院(MIT)的奧斯特曼(Paul Osterman)教授說:「在職場,團隊這個概念本身就是一九八〇年以降最普及的新發明之一。」也就是說,在職場(而非運動領域)導入團隊的觀念,是比較近期的事。
讓我們來思考一下「團隊」到底是什麼。請試著想像以下場面:你獨自參加演講會,同桌左右皆坐著陌生人。演講開始了,講者登台,向大家打招呼:
「請和你同桌的左右鄰座組成一個三人團隊。」
同桌的三人真的是「團隊」嗎?至少,左右張望、客氣點頭的這三個人恐怕沒有「團隊感」。那麼,如何才能使單純的個人集團(團體)變成團隊呢?
如圖所示,「一起動腦筋想出點子,共同致力解決問題,一齊朝某個目標努力,就成了團隊」。
大家開誠布公的討論想要到達的目的地與面臨的問題、嘗試已決定的事、遇到麻煩時互相幫助、發揮個人的強項與特色、一起向前走,彼此擁有健康的依賴關係,在這樣的關係下進行交互作用。在這個過程中,單純的個人集合體漸漸變成了「團隊」。
▌遠距工作與團隊
因應新冠肺炎,日本政府發布緊急事態宣言,某些業種的職場不得不改為遠距工作(在家上班),在我主講的活動上也聽到許多關於遠距工作的問題。
聽了各式各樣的問題,我覺得重點在於「如果遠距工作前只是團體,那麼,原本是由辦公室這個場所把每個人連結在一起,一旦改為遠距工作,連結就鬆散了;如果原本就是團隊,改為遠距工作後,依舊能以線上的方式繼續對話與合作」。
因此,若原本只是團體,改為遠距工作後,首先要面對的課題就是人際關係、團隊打造,以及如何為成員帶來心理安全感;若原本已是團隊,要面對的課題就是促進線上合作、網路速度、工具、結構及制度。
如果團隊尚未形成,這些問題原本就存在,遠距工作只是把問題搬上檯面而已。團隊形成前的人際關係中,無法信任部屬的上司經常使用細部管理(Micromanagement)的方式,例如以監控軟體監視部屬,或要部屬定期報告等,更降低了彼此的信任度與生產力。
▌對心理安全感的常見誤解
「心理安全感」這個詞若光從表面或字面上來解釋,容易產生誤解。有心理安全感的團隊既非擅長外交的團隊,也不是如在家般舒適自在的職場;不只是團結的團隊,也不是會快速妥協的「鬆散」職場。
例如,站在體育運動的思考領域,「團結的團隊」被描述為正面的意思,團結一致朝目標前進被視為團隊的理想。但反過來看,「團結的團隊」其實也可說是難以提出異議的團隊。擁有心理安全感的團隊與其說是團結的團隊,不如說是在大家看似意見一致時,仍能毫不避諱的提出反對意見的團隊。
對心理安全感最大的誤解,就是以為有心理安全感的職場是「鬆散」的職場;亦即人際關係一團和氣、不遵守期限、不願承擔稍微超出能力範圍的工作,只待在舒適圈的職場。會有這樣的誤解,是因為大家以日常的意義來解釋「安全」──即使什麼都不做、不努力,也是安全的。
不過,心理安全感的「安全」是指成員為團隊或工作績效而發言、嘗試或挑戰,都能安全無虞(不受懲罰)。實際上,要解開「鬆散職場」的誤解,讓心理安全感發揮作用,重點在於「工作標準」。接下來,我想先說明何謂「工作標準」,讓大家了解「工作標準」與「心理安全感」的關係。